恐怖の月末は毎月やってくる
アラヒィフシンママ介護士のかなやんです♪
日中は訪問介護員をしております。
今月も早月半ばとなり、超多忙な月末がじわじわと近づいてきますね。
訪問介護事業所の月末は、ひと月千数百あるサービスの実績チェックと百数十人分の報告書（モニタリング）の作成をして、合わせて居宅介護支援事業所の担当ケアマネージャー宛に送ります。
それを一日何件ものサービスを行いながら、隙間時間で消化していくのです。
かなやんがまだパート勤務だった頃、職員たちは月末になると形相が変わり、人格も崩壊していく様子をよく見かけ、話しかけようものならギロッと睨まれそうなピリピリとした空気感が漂い、”百聞は一見に如かず”とあるように介護業界の人手不足を垣間見る、そんな状況でした。
その後かなやんも職員になり訪問介護サービスだけではなく、事務処理を担当するようになりました。
当初の月末締めは、夜中までかかる事も多々あり、月末が公休に被ると休みを返上で行い、酷い時は日を跨ぐ事もあり、その疲れは翌日にひびいて下手すると体調を崩すこともありました。
これではいかんと、かなやんはいつも感じていた効率の悪さと無駄なサービス残業をなくすために動きました。
些細な事に着目
仕事の効率をアップすることは、実は簡単な事。
普段の職員の声に耳を傾けてみると。。。
「私○○さんの計画書作ったよね？」
「○○さん何時から入院だった？」
「○○さんの実績入ってないけど誰が入った？」
「○○さんの通院日忘れてた‼」
こんな言葉がいつも飛び交います。
改善しなきゃいかん！かなやんが業務改善の声を上げました。
制作した書類は保管場所を明確にして保存し、制作日と製作者を記入する一覧表を同じく保管し、これを事業所全体で統一する。
月末居宅（ケアマネ）に送る書類も同じように管理。
数か月おきの通院介助も予定から漏れがちだったため、通院介助用のカレンダーを制作し、誰が見ても直ぐに分かるように記す。
毎日の実績チェックも以前は1週間から10日分も溜まっており、月末朝までかかって確認すると言う最悪な状況だったため、溜めない習慣付けを提案し率先して実践し、その日の事はその日のうちに！です。
このように、直ぐに分かる、誰でも分かる、直ぐに済ます、いわば作業を簡素化して仕事の動線を作ることで、無駄な動きを失くし作業をスムーズにすることが可能となります。
かなやんのちょっとした提案で、後手後手に回った仕事の仕方や無駄を省き、随分と効率良く回転するようになったので、今では月末の残業も殆ど無くなりました。
《仕事の効率化》コレが私の特技です。
先程も書きましたがもう一度。
- 何時も考えます。
- 例えば先に記載した書類探し。
- 良く耳にします。
「〇〇さんの計画書見なかった？私作って回したよね？」そして、何処だ何処だと二、三人で探す…
こんな場面を良く見かけますが、そんな無駄を省くのは簡単！
くどいようですがもう一度。
- 在処が分かれば探さなくて済む。
- その為には書類や物の場所を決める。
- 誰でも分かる様に配置する。
- 作成日等も一覧にして確認出来る様に保存する。
などなど環境を整えることが重要です。
トヨタ式５Sと同じ法則ですね。
トヨタ式5s
工夫次第では、如何様にも効率を上げる事が出来るのです。
分かりやすく簡単な一例ですが、あとは応用です。
私の習慣
くどい様ですが、何時も考えます。
どんなに小さな事でも。
この作業、手間がかかるなぁと思ったら…
どうすればスムーズに出来るかな？と、かなやんは何時も考えながら仕事をしています。
その単純な繰り返しが、無駄なサービス残業と無駄な労力を無くして行くのです。
そうすることで、しっかり身体を休める事ができて、気持ちよく働くことが出来ると考えています。
こんな風に、知恵を絞って働きやすい職場造りをする事が、かなやんの特技であり私の仕事の仕方でもあります。
当然 逆風もあり
日本人の島国根性なのでしょうか。
変化を嫌うところもあり、何かを変えようとするときは必ず逆風が吹き荒れます。
子供が大きくなり、又は家に直ぐに帰らなくても良い職員は、就業時間内で仕事をこなしません。
定時を過ぎてもダラダラと飲み食いやおしゃべりしながら遅くまで事務所に残ります。
まるで、お友達とのお茶会状態。
それでは帰らなくてはならない職員が帰りずらい状況を作ってしまいます。
しかも、遅くまで残業してすごいでしょ？アピールをしてくるので困ります。
今は令和ですよね？時代も変わっているのです。
無駄な残業は、「私は無能です！」と言っているようなもの。
